MR GdL Comunicazione

Gruppo comunicazione – MEETING REPORT – 1a parte

Presenti alle diverse riunioni del gruppo:
tav rel/com: Donata, michele, maria, marco, gianluca, elena, claudio
tav finanzia: roberto
tav luoghimercati: Debora, Yabir
tav reteacquasuolo: Vittorio

PRIMA PARTE – Organizzazione e comunicazione ATTIVI
(definiti nel grafico che trovi a questo link)

1. LISTA CONDIVISA DEI  PARTECIPANTI AI TAVOLI
Abbiamo deciso di creare un file con divisione per tavolo dei componenti del DES. Il file, che per ogni tavolo segnalerà anche il nome del referente, contiene nome e cognome, indirizzo mail, n. tel, e gruppo/associazione di appartenenza. Una volta creato verrà condiviso tramite googledoc tra i componenti e non sarà visibile all’esterno.
Il file verrà creato e aggiornato da una persona da reclutarsi tra i gruppi aderenti al DES ma non tra gli ATTIVI. Gli aggiornamenti dovranno essere trasmessi alla persona preposta dai referenti dei tavoli.

2. LISTA DEI REFERENTI DEI GRUPPI ED ASSOCIAZIONI
Abbiamo deciso inoltre la creazione di un file con la lista delle associazioni aderenti al DES e nome del referente. Il documento condiviso dovrà essere completato con numero di appartenenti alla singola associazione e il numero di contatti mail esterni all’associazione a cura dei singoli componenti seguendo semplici istruzioni. (in alcuni casi, per es. i GAS, i due numeri richiesti sono uguali)

3. RESPONSABILE INDIRIZZARIO
Alessandro del GAS Iqbal masih ha deciso di accettare l’incarico che gli è stato proposto.

4. COMUNICAZIONE TRA I TAVOLI
Per le comunicazione tra i tavoli si continua ad usare il googlegroup adesso denominato des_reggioemilia. Tutti i messaggi avranno apposito suffisso (il nome del googlegroup) per essere riconoscibili come chiesto da Emiliano. Di default il “rispondi a tutti” è disattivato.

Al fine di evitare la ridondanza di messaggi si è deciso di proporre alla prossima assemblea plenaria l’uso della mailing list solo per  scopi di comunicazione interna, quali:
– convocazioni di riunioni plenarie
– diffusione dei meeting report
– invito a iniziative specifiche dedicate ai membri ATTIVI
– comunicazioni tra referenti
– richieste particolari da parte dei referenti
– ricerca responsabili di settori che verranno individuati

Rimarrebbero dunque esclusi:
– Appelli per la partecipazione a riunione a singoli tavoli o singoli gruppi/associazioni
– Avvisi di iniziative ed eventi dei singoli gruppi/associazioni
Tale materiale troverà infatti posto in altro luogo virtuale che verrà più avanti individuato.

5. COMUNICAZIONI INTERNE AI TAVOLI
Anche le comunicazione tra persone dello stesso tavolo sono escluse dal googlegroup e verranno effettuate tra le mail degli aderenti. Si è dunque deciso di non creare ulteriori googlegroup per singolo tavolo. In caso di bisogno l’aderente al tavolo potrà accedere al file di cui al punto 1. e con un semplice copia/incolla immettere in indirizzario tutti gli altri appartenenti del proprio tavolo.

6. ALTRE REGOLE SULL’USO DEL GOOGLEGROUP
Le risposte vanno mandate solo all’indirizzo di invio e non a tutta la lista.
Non usare la mailing list come forum o per botta-risposta tra singoli.
Sarà individuato un appartenente al tavolo rel/com che richiamerà il rispetto delle regole suddette.

7. COMPITI (individuati finora) DEI REFERENTI DI TAVOLO
– diffondere i meeting report
– invitare a iniziative specifiche dedicate ai membri ATTIVI
– “chiamare” le riunioni plenarie avvertendo il TavRelCom che cercherà sinergie con altri tavoli
– segnalare i nuovi entrati all’addetto mailing list

Nel prossimo Meeting Report:
Come comunicare verso i RAPPRESENTATI e i COINVOLTI

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